海外顧客との電話会議をうまくこなせた日

本日は、初めて海外顧客との電話会議を一人で任され、何とかこなせました。
つないだ場所は東京ー香港ーシンガポール。準備をしていけば何とかなる、あとは普段からリスニング力を高めておくことが重要だと思いました。電話会議は聞き取りづらいので、普段から音読をしてリスニング力をつけておく必要があると思います。

英語力はあった方がスムーズに行きますが、それ以外で海外顧客との電話会議をこなすには、準備の仕方にあると思います。
私は下記の本を参考に準備を進めました。本気で参考になります。



仕事で必要な英語は、ネイティブのような表現力ではない。必要なのは、目的を伝え、同意をしながら進めていく能力。それには最低限の英語知識と外国人相手に意思を伝えるスキルがあればいい。理系出身で、まるで英語のできなかった著者がＰ＆Ｇというグローバル企業に入って直面したのが「仕事で使える英語力」。すぐにでも英語で仕事をしなければいけない環境下で身につけたノウハウを公開する。必要なレベルは中学英語。少ない語彙力で相手にわからないことを聞きながら、理解し、合意していくという手法で、明日からでも実践できる。

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国際電話会議を仕切るコツ

• 岡田 英雄

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2013年9月4日（水）

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　http://business.nikkeibp.co.jp/article/skillup/20130902/252869/?P=2

遠隔地間でコミュニケーションするためのツールが


どんどん発展していますが、手頃でいつでも使えるということから、一番頻繁に利用されるのは電話会議でしょう。

　とはいえ、海外拠点を結んで英語で電話会議をするのは簡単ではありません。会って英語で話すのは問題ないという方でも、電話会議になるといきなりハードルが上がると感じられるのではないかと思います。

　なぜ電話会議は難しいのか。しばしば引用される数字があります。心理学者のアルバート・メラビアン氏は感情や態度を伝達する実験をして、顔や身振りなどボディランゲージが伝達の55％を占めるという結果を得ました。人類学者のレイ・バードウィステル氏は、コミュニケーションには言語によるものと身振り手振りなど非言語によるものがあり、前者は35％程度だという研究結果を発表しています。

　要するに音声だけでは意思が十分に伝わらないということです。電話会議ではなく、普通の会議において、次のような経験をお持ちではないでしょうか。

　「了解しました」と言っているが、顔を見ると全然了解していない。そこで「何か言いたいことがありますか」と促すと、全く別の観点の意見が出て、問題の根幹について認識を深められた。

　上記のような状況になった場合、意見を出すように促す役割が議事進行役（ファシリテーター）です。普通の会議でも、電話会議でも、だれかがファシリテーターになる必要があります。あなたが主催する会議であれば、あなたがファシリテーターを務めることになります。

　電話会議の場合、顔が見えない上に、通常の会議よりも環境が良くないため、ファシリテーターのハードルは上がります。インターネットを経由したIP電話の音声品質は最近改善されていますが、それでも音が途切れてしまうことがあります。

　しかも、雑音が入ってきます。自宅から参加した人がいて、彼の電話から飼い犬が吠えている音が聞こえてきます。だれかがキーボートをたたいている音も入ります。携帯電話が鳴ります。ある参加者の音声がいつも割れて聞きとりにくく、イライラします。

　静かだが会議にほとんど参加していない“参加者”も出てきます。手元の音が伝わらないように音声機能を切っておき、会議はそっちのけでメールを必死に書いている人がいたりします。その場で迷惑にはなりませんが、後々、「よく聞いていなかった」ということで結局、全員に迷惑をかける危険があります。

　このように電話会議には、通常の会議室の打ち合わせでは考えられない阻害要因がたくさんあります。そうした環境にあっても、まわりの状況に気を配りつつ、ファシリテーターを務め、時には自分の意見を英語で表現しなければなりません。

　電話会議をしっかり仕切れる人は、英会話のスキルだけでなく、異文化コミュニケーションについても精通し、グローバルビジネスという舞台でリーダーシップを発揮できる人だと言えるでしょう。

　それでは、電話会議の招集から状況のコントロールまで、どのように進めるのか、英語のサンプルとともに見ていきましょう。

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