英語ビジネスメールは完結、そして返信の速さ＝その人の信頼度にというけど
何も知らない相手顧客の上司とかに、
背景とか一から説明する時は長くなってしまうと思います。
シリコンバレーの顧客から来るメールは驚くほど簡潔に論理的にまとめられてます。
使われてる表現もシンプルなものです
これは私が日本人だからシンプルな表現にしてくれているのかなと思ったら同僚同士のやりとりもシンプルでした。
ただ、西海岸？サンノゼ？アメリカはレスポンスの早さが評価みたいなとこがあるらしいので早く返して信頼を得られようにしています。
すぐに回答できなくてもメール受け取った旨を即レスしいつまでに回答する一報いれます。
このメール返信の早さ＝顧客の信頼を得られるという考え方は私を育ててくれたシンガポール人の上司から教わりました。
メールをすぐ返信するには目の前の仕事をすぐにやらなくてはいけなくなる
そうすると結果的に仕事が早く終わり定時で帰れる
そうして結果的7プライベートが充実するということも教えてもらいました。
彼には辛抱強く育ててもらいました。
彼の期待を裏切らないように死ぬ気で頑張ろうと日々思い仕事をしてます。
またメール返信速度＝自分の評価という感覚は、世界中の私の顧客からの仕事のやり取りを通して学びました。彼らの返信も驚くほど速いです。
私の勤めている会社は中小企業ですが、相手にしている会社は世界の大きなグローバル会社ばかりです。当然、それらの会社に勤めている人は一流のエリートばかりで仕事のやり方がとても効率的だから返信が速いのかもしれません。
もちろんじっくり考えて返すメールのは２・３日要しますが
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逆に、長文メールを送る人を、考えがまとまっていないと判断することさえあります。私のメール文は、外国人から笑われるほど短いですが、アップル時代、スティーブにメールをするときも、3行以内で収めるように意識していたほどです。
Cited from ZD Japan
日本人はレスポンスが悪い？
「ホウレンソウ」（報告・連絡・相談）という言葉を新入社員時代にたたき込まれた人は多いですよね。ところが、英語がからむとどうもホウレンソウがおろそかになる人が多いようなのです。
インターネットが発達した今では、ビジネスでもメールでのコミュニケーションが一般的になってきました。メールの使い方のポイントは、「とりあえず、何時までに返答するのか一発メールを入れること」です。英語が苦手な人は、さっと電話を手にとって国際電話で話すことに抵抗があるのはわかります。であれば、まずはメールを入れましょう。
例えば、海外拠点にいる人からあなたにソフトウェアの仕様に関する質問があったとします。あなたならどうしますか？ 多分、多くの英語恐怖症の方は、質問の内容に回答するため準備を一生懸命整え、情報収集のためにドキュメントを必死で調べることでしょう。完全に情報が集まったところで、英作文タイムです。じっくり時間をかけて辞書をひっくりかえしながら大作のメールで回答すると、
というそっけない返事。きっとあなたに質問してきた彼は、次はマイクさんに相談するようになるでしょう。あなたは信頼を失ったのです。
日本人相手ならどうしているでしょうか？ まずは、電話で何日までに回答しますと連絡しているのではないでしょうか。気の利いた文章である必要などありません。まずは少しでも早いタイミングでメールを入れることの方が大切なのです。大作メールを送信するまでに3日かかるのなら、当日にメールを出して回答は5日後の方が信頼度は上がります。例えば、こんな簡単なメールでもかまわないのです。
Hi, Jim!!
I've just received your e-mail. Well, I'll answer your questions by e-mail or FAX the day after tomorrow.
If you have any other questions, please don't hesitate to contact me.
Regards,
Eric
Eric
ちなみに、私なら話します。時差でオフィスにいなくても海外なら留守電になります。直接話すのがうっとうしい時には、あえて留守電になる時間にメッセージを残すこともあります。電話をした上で、同じ内容でメールもします。基本的に、文字（メール）より声（電話）の方が相手に強い印象を与えます。より深い関係を構築したいのであれば、選ぶべきコミュニケーション手段の順番は「1．直接話す、2．電話で話す、3．メール」となります。英語に少しでも自信が出てきたら、まずは電話にチャレンジしてください。例え電話するは必要なくてもです。
重要なのは、
です。日本人の言葉が不自由なのを利用するズルイ奴もいますので、文字はEvidence（証拠）として残しましょう。欧米では以心伝心よりEvidenceです。Meeting minutes（議事録）をしっかり残すのもそういう理由です。会話で論破できない日本人は、まずEvidence残しましょう。
とにかく、メールに関しては「もらったメールは絶対に1日以上放置せず何らかの返信をする」を鉄則にしましょう！
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