英語 ビジネスメール

Treatment Email (Photo credit: Wikipedia)

英語でEメール......毎日書いていますが、
改めて効果的なビジネスメールの書き方を
学びたいです。

今回はメール返信の時間間隔













Cited from 日経Bizアカデミー
URL : http://bizacademy.nikkei.co.jp/language/global_instruction/article.aspx?id=MMAC0x000003122013

あなたは最近、国際営業部に異動になりました。メキシコの同僚や中国の新しいサプライヤー、スペインの大事な顧客にメールを書かなくてはいけません。ビジネスメールは“地雷源”のようなもの。適切で効果的なメールを書くには、相手のビジネスに配慮する必要があります。

国によって違う時間感度に注意！

　海外のビジネスパートナーにメールする場合、Time sensitivity（時間感度）も考慮しましょう。英国ではメールでよく“ ASAP（As Soon As Possible ＜できる限り早く＞ ）”という言葉を使いますが、“ soon ”という言葉は解釈が広いものです。“ Please send me the sales report ASAP！（営業レポートをできる限り早く送ってください） ” といった場合、米国のように時間感度が高い国では“ I should reply right away.（早速返信しないと）”という対応になりますが、メキシコのような時間感度が低い文化では、“ I should reply when I have some time.（時間があるときに返事をすればいいか）” という対応になる可能性があります。文化的違いからくる誤解の一種ですね。

【Tip】
　“ Please send me the sales report by 18:00（18時までに営業レポートを送ってください）”というように、特定の時刻を伝えるのが安全です。時差がある場合、“ 18:00 Tuesday evening Japan time （日本時間で火曜の18時）”と限定しましょう。米国のように、国内で６つの時間枠がある場合は特に気をつけて。件名に“ Urgent（至急）” と入れるのも一手です。

　書式で気をつけるべき最後のポイントは、どれだけの details（詳細情報）をメールに詰め込むかです。北欧や北米では、メールは行動を喚起する要点に絞られます。アラビアや東南アジアの国の多くでは詳細情報をより多く与えることが好まれ、手短なメールは「不明瞭、プロフェッショナルでない」とみなされることすらあります。

【Tip】
　どのくらいの detail を書いたらいいか分からない場合、添付ファイルを利用しましょう。メール本文では要点と重要な情報に限り、詳細情報は添付ファイルにまとめます。この方法は特に、詳細情報の要求レベルが違う可能性がある複数の相手にメールをするときに役立ちます。